SESIÓN AULA DE INFORMÁTICA.

EVOLUCIÓN DE LA GESTIÓN INFORMATIZADA DE LA COLECCIÓN DE PALEOBOTÁNICA DEL MUSEO NACIONAL DE CIENCIAS NATURALES.

Caballero, J. (1), Diéguez, C. (1), Chicote, G.(1), Montero, A.(2) y Torres, Y. (1)
(1) Museo Nacional de Ciencias Naturales - CSIC. José Gutiérrez Abascal, 2. 28006 Madrid. España.
(2) Jardín Botánico de Córdoba. Avda. de Linneo s/n, 140. Córdoba. España

  En 1986 el MNCN inició un proyecto de inventariado general de sus colecciones. Desde ese momento la gestión de colecciones tanto de inventariado como de préstamos y de consultas, se realizaba de forma manual. Si bien en principio este procedimiento resultó útil para la realización del inventario, con el paso del tiempo la demanda de ejemplares de colección para investigación y exhibición, hizo que se revelara como lento y obsoleto. Con el fin de agilizar dicha gestión, se creó en 1989 la primera base de datos informatizada de paleobotánica realizada en DBase III+ con una única tabla y 15 campos, que reflejaba fielmente la ficha utilizada para el inventario manual. La estructura muy sencilla de la base y el programa, poco versátil, no permitía la creación de salidas por impresora de etiquetas, fichas o consultas. Así mismo, las búsquedas para consultas complejas por más de un campo, típicas en paleontología, no eran posibles, por lo que si bien fue un progreso en lo relativo al inventario, la gestión seguía siendo de tipo manual.

  Un paso adelante supuso el "volcado" de la existente base a una nueva, creada en Access, que permitía el acceso a la información necesaria en cada caso. A pesar de los avances que en su momento supusieron ambos programas, no hay que olvidar los errores que, cometidos en uno u otro, han sido arrastrados hasta la actualidad.

  A principios de este año el equipo de conservación se planteó la realización de una base de datos única que impidiera la acumulación de errores, restringiendo la entrada de nuevos valores a los campos. Sin embargo, para realizar todo esto fue preciso depurar los valores que se estaban utilizando en las anteriores bases.

  En la actualidad disponemos de una base de datos con una veintena de tablas interrelacionadas y que posibilita un acceso rápido y eficiente, tanto para la introducción de nuevos registros como para las diferentes consultas y salidas de impresión.

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